تهدف هذه المرحلة إلى دراسة وتحليل الهيكل التنظيمي الحالي للشركة وذلك باستخدام المنهجية التالية :
- عقد ورشة عمل مع القيادات التنفيذية والإشرافية
- تنفيذ استبيان للعاملين داخل المنظمة
- الاطلاع على الوثائق الإدارية الداخلية ذات العلاقة
تهدف هذه المرحلة إلى تحليل وتصميم الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية للشركة بما يحقق رؤيتها ورسالتها، وذلك باستخدام المنهجية التالية :
- دراسة وثيقة الخطة الاستراتيجية للمنظمة
- عقد ورشة عمل مع القيادات التنفيذية للمنظمة لتحديد الأهداف التشغيلية
- الرئيسية بناءً على استراتيجية الشركة المعتمدة
- الاطلاع على الوثائق الإدارية الداخلية ذات العلاقة
تهدف هذه المرحلة إلى إعداد وثيقة متكاملة للهيكل التنظيمي للمنظمة وتتضمن الوثيقة توصيفاً شاملاً لأعمال ومهام الوحدات الرئيسية والفرعية وذلك باستخدام المنهجية التالية :
- عقد ورشة عمل مع مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية ورؤساء الأقسام داخل الجمعية
- دراسة أفضل الممارسات في المجال
- الاطلاع على الوثائق الإدارية الداخلية ذات العلاقة
- تحديد الأوصاف الوظيفية
- تصميم سلم الرواتب
يتمثل الإطار الاستراتيجي للمنظمة في إعداد الجوانب الرئيسية التالية :
- الرؤية الاستراتيجية للجمعية
- الرسالة المؤسسية
- القيم الحاكمة
- تصميم الخطة
- تصمم خطة استراتيجية في رغبة الجمعية وفق للأليات والمفاهيم العلمية والوسائل المتبعة
يساعد الهيكل التنظيمي للمنظمة في تحديد الوحدات التنظيمية الرئيسية والمساندة، وتحديد المسميات الوظيفية المطلوبة خلال الفترة التشغيلية الأولية للمنظمة ، وتتمثل مخرجات هذه المرحلة بالجوانب التالية :
- رسم الهيكل التنظيمي للجمعية (الوحدات الإدارية)
- رسم الهيكل الوظيفي للجمعية (المسميات الوظيفية)
يعرف نموذج العمل التشغيلي بأنه: “الأسلوب الذي تتبعه المنظمة في خلق قيمة ما وتحقيقها والاستفادة منها”، ويساعد بناء نموذج العمل المنظمات الناشئة في تخطيط مشاريعها، وتقديم تصور مختصر وفعال لكافة الأطراف ذات العلاقة بالمشروع الناشئ. ويتكون نموذج العمل من العناصر الرئيسية التالية :
- الفئات المستفيدة من خدمات الجمعية
- القيم المقدمة من الجمعية للمستفيدين من خدماتها
- قنوات الاتصال مع المستفيدين
- العلاقات مع المستفيدين
- مصادر الإيرادات الرئيسية للجمعية
- الأنشطة الرئيسية للمنظمة
- الموارد الرئيسية للمنظمة
- الشراكات الرئيسية
- هيكل التكاليف للمنظمة
تهدف هذه المرحلة إلى تصميم تسلسل منطقي وزمني لكافة الأنشطة والإجراءات المتعلقة بتنفيذ الأهداف التشغيلية للسنة الأولى للجمعية وتتضمن عناصر الخطة التشغيلية ما يلي :
- الأهداف التشغيلية خلال السنة الأولى
- الإجراءات التشغيلية الرئيسية لتنفيذ الأهداف التشغيلية
- مؤشرات التحقق
- النطاق الزمني للتنفيذ
- المسؤولون عن تنفيذ الإجراءات التشغيلية
- الموازنات المالية التقديرية
- آلية المتابعة والتقويم للخطط التشغيلي
تأسيس عمل الجمعيات وفق البناء المؤسسي